4 Claves para el éxito de un evento

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Cada vez que nos enfrentamos a un evento, por más pequeño que sea, existe un sinfín de cosas que surgir de forma inesperada, incluso más de las que podemos pensar. Existe una frase que nos gusta mucho utilizar en nuestro día a día: “No existe evento pequeño”, y esto se debe a que cuando pensamos que un evento es pequeño o sencillo, muchas veces lo tomamos por sentado y dejamos de prestar atención a factores que pueden ser la clave para el éxito rotundo.

Sea cual sea tu rol en un evento (productor, coordinador, proveedor, azafata, etc.) es importante tener en cuenta algunos aspectos que serán fundamentales para lograr el éxito, o al menos que los asistentes se lleven una buena experiencia:

Claves para el éxito

1.- Conocer a tu cliente: en muchas ocasiones esto se nos puede hacer un poco difícil si es la primera vez que trabajamos con él, sin embargo no es excusa para no conocer su trayectoria. Estamos en el siglo XXI, lo que quiere decir que en Internet podemos conseguir cualquier información que queramos, solo necesitamos las ganas para buscarla. Debemos saber cuáles son los valores de nuestro cliente y su estilo para poder asegurarnos un plan de trabajo que vaya acorde con sus características y manera de ser.

2.- Ten claro el objetivo del evento: si no sabemos qué quiere nuestro cliente será muy difícil poder complacerlo. ¿Qué deseamos lograr?, ¿Qué aspectos tenemos que reforzar más?, ¿Qué queremos transmitir?, son algunas de las preguntas que debemos respondernos antes de empezar a planificarlo.

3.-  Ten claro el rol de cada participante: esto es igual de importante que el punto anterior. Si cada persona conoce su rol, sabe con exactitud las tareas que debe cumplir y tendremos gran parte del éxito asegurado

4.- El Briefing es fundamental: normalmente antes de cada evento nos darán un briefing o al menos se enviará un documento con información sobre el mismo. En él podremos cubrir nuestro punto anterior, tener claro el objetivo del evento, conocer más a fondo qué sucederá en él  y además saber cuáles son todas las posiciones que ocuparemos. Recordemos que pueden surgir cambios, y podemos estar hoy ejecutando un rol pero mañana otro, por lo que es importante que conozcamos al menos las funciones básicas de cada puesto.

 

 

Sin duda alguna existe un sinfín de aspectos que pueden influir en pro o en contra de nuestro evento, sin embargo, el foco, la constancia y una buena actitud, son claves para sortear las dificultades. La paciencia y el esmero que pongamos en todo lo que hacemos marcarán la diferencia hasta en las tareas más simples.

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