COLOCACIÓN DE MESA PRESIDENCIAL EN UN CONGRESO

 en AZAFATAS, CONGRESOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS, CONGRESOS MÉDICOS

Si alguna vez te tienes que enfrentar a la colocación de una mesa presidencial y no tienes a tu coordinador cerca…¡este post te será de gran ayuda!

En cualquier congreso, jornada, rueda de prensa… debemos de seguir un protocolo en cuanto a la colocación de los ponentes y el moderador se refiere. Lo más habitual será encontrarnos con una presidencia sentada y debemos de tener muy claro cuales son los cargos e importancia de cada uno de los ponentes.

PASOS A SEGUIR PARA LA COLOCACIÓN DE UNA MESA PRESIDENCIAL EN UN CONGRESO

La mesa presidencial suele estar en el escenario o en algún punto más elevado, esto facilita que los asistentes puedan tener un mejor ángulo de visión.

Deberemos seguir los siguientes pasos:

  1. ¿Cuántos ponentes y moderadores tenemos?  
  2. ¿Están las plicas (tarjetas nominales) escritas correctamente? Debe de aparecer el tratamiento, nombre completo y cargo. 
  3. ¿Tenemos atril? 
  4. Colocación de las aguas. 

 

  1. Debemos de saber perfectamente cuantos ponentes/moderador participarán en la mesa presidencial con el fin de preparar sus sillas, espacio en la mesa y proporcionar agua a cada uno de ellos. Siempre deberemos confirmar la asistencia  de los ponentes, nunca colocaremos, por cuestión de imagen , más sillas que ponentes esperamos.
  2.  Chequear que las plicas (también llamado porta nombres, puentes, tarjetas nominales…) son las correctas es una de las tareas primordiales. Podemos hacer uso del programa del evento para ver que el tratamiento y el nombre de la persona está correctamente escrito. También podemos preguntarle al técnico de audiovisuales de la sala, ya que habitualmente tienen una escaleta técnica que nos facilitará información extra. Muy importante chequear que no falta ninguna de las plicas o si finalmente hay alguna nueva incorporación o baja que pueda no aparecer en el programa oficial del evento.
  3. En la mayoría de las ocasiones tendremos un atril donde el ponente hará su exposición de pie. Debemos de ser cautelosos con la colocación del agua en el mismo, ya que puede estar inclinado y tener un portátil para el manejo de las presentaciones. En estos casos lo mejor es colocar tan sólo la botella (cuando esta es de plástico y puede cerrarse).
  4. Además de en el atril tenemos que proporcionar agua a la mesa presidencial. Si tenemos botellas de plástico debemos de colocar la botella a la derecha del vaso y colocar ambos en la parte delantera derecha de cada miembro de la mesa. Si la botella es de cristal deberemos de dejarla abierta con el fin de facilitar su uso. Si tenemos posa vasos la copa/vaso irá boca abajo, si por lo contrario no disponemos de posa vasos la apertura del vaso o copa irá hacia arriba por motivos de higiene. Tener botellas y vasos extra en algún punto de la sala nos facilitará el cambio de aguas entre ponencias.

COLOCACIÓN DE MESA PRESIDENCIAL EN UN CONGRESO

  • Colocación par :   3 1 2 4
  • Colocación Impar :   4  2  1  3  5

A la hora de organizar la mesa presidencial tendremos en cuenta que no deben colocarse a más de 5 personas en ella, sólo los necesarios los que tengan algo que aportar al acto. Por cuestión de tiempo y por consideración con los invitados los discursos deberán ser breves. Y se harán en sentido inverso, es decir, el último en hablar siempre será la persona más importante de la mesa.

Será importante la figura del moderador que dará coherencia a la presentación e irá dando paso a cada una de las intervenciones. El moderador lo colocaremos habitualmente en la posición número 1,  aunque lo más recomendable es confirmar su posición con él antes del comienzo de la charla, de esa forma sabrá que la azafata estará dando soporte para todo lo que necesite.

Alejandro Corzo,

Project manager

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